Unsere Lifehacks für dich
In jeder Ausgabe unseres Newsletters stellen wir dir einen #MäuschenPrivatLifehack vor – einen Tipp zu Medienverwaltung, IT und Datenschutz, der dir gleichermaßen bei der Arbeit und im Privatleben nützt.
Januar 2023
Aufnahmen leichter wiederfinden
Egal ob im Kita-Alltag oder nach dem Urlaub: Wenn wir Aufnahmen erstellen, müssen wir sie anschließend sortieren. Sonst finden wir sie später nur schwer wieder.
Für die meisten von uns bedeutet Sortieren, die Aufnahmen zunächst auf den PC zu übertragen und dort in verschiedene Ordner zu legen, die unseren Sortierkriterien entsprechen (z.B. Jahr, Urlaub, Ort, Person,…). Es gibt jedoch eine alternative Methode, mit der wir die Aufnahmen bei gleichem Sortieraufwand später viel einfacher wiederfinden: Anstatt Ordner nach Sortierkriterien zu bilden und die Aufnahmen dort hinein zu legen, schreiben wir die Sortierkriterien als „Metainformationen“ direkt in die Aufnahmen.
Und so einfach geht's:
- Speichere alle Aufnahmen an einem einzigen Speicherort, z.B. im Aufnahmen-Ordner deines PCs
- Von diesem Ordner allerdings unbedingt regelmäßig Backups machen!
- Konfiguriere den Ordner so, dass du mittelgroße Vorschaubilder siehst (bzw. in einer Größe, in der du den Bildinhalt der meisten Aufnahmen schon grob in der Übersicht erkennen kannst)
- Nur einmal notwendig – sowohl Windows als auch Mac OS speichern deine Konfiguration für den Ordner automatisch
- Markiere alle Aufnahmen im Ordner, die eine Gemeinsamkeit haben – also eine gemeinsame Eigenschaft, für die du normal einen Unterordner bilden würdest. Z.B. ein Tag / Monat / Jahr, eine Person, ein Ort oder ein Anlass.
- Um mehrere Aufnahmen gleichzeitig zu markieren, halte einfach die Taste STRG (Windows) bzw. CMD (Mac) gedrückt, während du nacheinander verschiedene Aufnahmen in der Übersicht anklickst
- Füge den gerade markierten Aufnahmen eines oder mehrere Schlagworte hinzu (in Windows „Markierungen“ und in MacOS „Tags“ genannt), die die Gemeinsamkeit beschreiben, z.B. Monat:Januar, Jahr:2023, Person:Jonas, Anlass:Urlaub, Ort:Tirol
- Wir empfehlen dir, immer eine Präfix für den Typ des Schlagwort wie in den o.g. Beispielen zu verwenden (z.B. Monat, Jahr, Person,…). Das hilft später sehr beim leichten Wiederfinden.
- Achte darauf, für neu hinzugefügte Aufnahmen immer die gleichen Schlagworte zu verwenden. So findest du jederzeit auf einen Schlag alle Aufnahmen mit einer Gemeinsamkeit. Die Verwendung einer Präfix hilft dabei (siehe vorheriger Punkt).
Und so einfach findest du deine Aufnahmen später wieder:
Öffne den Aufnahmen-Ordner und gib in das Suchfeld eines oder mehrere der Schlagworte ein:
- Um z.B. nach allen Aufnahmen deines Tirol-Urlaubs im Januar 2023 zu suchen, gib in das Suchfeld einfach die Schlagworte 2023, Urlaub, Tirol ein
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- Falls du wie oben empfohlen eine Präfix vor deine Schlagworte gestellt hast, musst du sie jetzt beim Suchen trotzdem nicht mit eingeben. Du kannst allerdings anstatt eines Schlagworts auch nach einer Präfix suchen, um alle Aufnahmen des entsprechenden Typs zu finden (z.B. nach Person, um alle Aufnahmen mit Personen darauf anzuzeigen)
- Um nur Aufnahmen von Jonas aus diesem Urlaub anzuzeigen, gib einfach zusätzlich noch das Schlagwort Jonas mit ins Suchfeld ein
- Wenn du dir die Aufnahmen des Tirol-Urlaubs 2023 gerne öfter einmal anschaust und eigentlich gerne einen Ordner dafür hättest, kannst du deine Suche einfach als einen „virtuellen Ordner“ speichern. In Zukunft musst du nicht wieder die Suchbegriffe eingeben, sondern einfach den virtuellen Ordner öffnen. „Virtueller“ Ordner bedeutet, dass du die Aufnahmen nicht wirklich in einen Ordner kopierst (was mehr Speicherplatz bräuchte und auf vielen Rechnern langsamer geht), sondern dein PC sich nur deine Suche merkt und sie dir in der Optik eines Ordners bereitstellt.
Fragen & Feedback
Du kommst bei einem Schritt nicht weiter? Du möchtest etwas ähnliches machen, aber weißt nicht, wie das geht? Melde dich einfach kurz bei uns und wir geben dir individuelle Hilfestellung.
Kennst du weitere Tricks zur Verwendung von Schlagworten oder der effizienten Aufnahmenverwaltung am PC? Dann freuen wir uns ebenfalls über eine Nachricht von dir!
November 2022
Datensicherung mit der 3-2-1 Regel
Egal ob Kita-Dokumentation oder private Urlaubsfotos: Gehen sie verloren, sind sie anders als z.B. ein Textdokument nicht rekonstruierbar. Momente und Erinnerungen sind unwiderruflich verloren. Um das von vorne herein zu verhindern, hilft eine Backup-Strategie.
Eine privat leicht umsetzbare Strategie von IT-Profis ist die 3-2-1 Regel: Erstelle drei Kopien, auf mindestens zwei verschiedenen Speichermedien, mindestens eine an einem anderen Ort.
Kopie 1: Die Original-Aufnahmen speicherst du normalerweise direkt auf dem Smartphone bzw. durch Übertragung auf einen PC oder Laptop (z.B. wenn du eine Kamera statt dem Smartphone verwendest).
Kopie 2: Verwende am besten eine externe Festplatte, idealerweise eine Solid State Disk (SSD). Die gibt es heute überall für wenig Geld zu kaufen. Mit einer Backup-Software kannst du die Aufnahmen regelmäßig automatisch darauf kopieren lassen.
Kopie 3 (auf einem anderen Speichermedium und an einem anderen Ort): Dafür eignen sich hervorragend Cloud Speicher, die inzwischen von vielen Anbietern zuverlässig, sicher (verschlüsselt) und häufig sogar kostenlos angeboten werden. Ein paar empfehlenswerte haben wir hier für dich zusammengestellt.
Vorab: Worauf du bei der Auswahl achten solltest
Private Aufnahmen sind sehr sensible Daten. Du solltest sie daher am besten einem Cloud Anbieter anvertrauen, dessen Server in der EU stehen und damit unseren hohen Datenschutzanforderungen genügen.
Noch besser sollte auch der Geschäftssitz des Unternehmens in der EU liegen. Denn manche Nicht-EU-Länder (z.B. USA) haben Gesetze, die ihnen den Zugriff auf Server auf der ganzen Welt ermöglichen, wenn der Geschäftssitz des Unternehmens in ihrem Land liegt.
Am aller sichersten gehst du, wenn ein Anbieter die Daten in seiner Cloud so verschlüsselt, dass nur du sie entschlüsseln kannst. Man nennt das Ende-zu-Ende Verschlüsselung. Aber Achtung: Viele Anbieter werben zwar mit „Verschlüsselung“ ihrer Daten, meinen damit aber nur einen Schutz gegen unbefugten Zugriff von außen. Behörden oder schlimmstenfalls auch Mitarbeiter:innen könnten immer noch auf deine Daten zugreifen. Damit wirklich nur du auf deine Daten zugreifen kannst, musst der Anbieter dir explizit eine Ende-zu-Ende Verschlüsselung anbieten.
Unsere Empfehlung: WEB.DE Online-Speicher
- Serverstandort und Geschäftssitz in Deutschland
- Ende-zu-Ende Verschlüsselung bei Ablage der Daten im WEB.DE Tresor*
- 2 GB Gratis-Speicherplatz – durch verschiedene Aktionen auf bis zu 8 GB aufstockbar
- Faire Upgrade-Preise bei mehr benötigtem Speicher
*Die WEB.DE Tresor App App ist nur für Smartphones verfügbar. Wenn du Aufnahmen von einem PC oder Laptop sichern möchtest, musst du dir zusätzlich die kostenlose Software Cryptomator herunterladen, die aber von WEB.DE explizit unterstützt und beworben wird.
Viele Aufnahmen: Strato HiDrive
- Serverstandort und Geschäftssitz in Deutschland
- 500 GB Speicherplatz für EUR 3,50 pro Monat (1 Gratis-Monat vorweg zum Testen)
- Ende-zu-Ende-Verschlüsselung für EUR 2,00 pro Monat dazu buchbar (dringend empfohlen)
MEGA: Ende-zu-Ende verschlüsselter Speicher außerhalb der EU
Wenn du auf Ende-zu-Ende Verschlüsselung verzichtest, kannst du durch eine kurze Online-Recherche weitere kostenlose Anbieter finden. Achte dann aber unbedingt, wie oben beschrieben, auf einen Serverstandort und Geschäftssitz in der EU.
Legst du jedoch (wie von uns empfohlen) Wert auf Ende-zu-Ende Verschlüsselung, ist der Serverstandort und Geschäftssitz nicht mehr ganz so wichtig. Denn selbst wenn jemand Zugriff auf deine Daten erhält, sieht er / sie nur verschlüsselten „Datensalat“. Ohne das Verschlüsselungs-Passwort (das bei der Ende-zu-Ende Verschlüsselung nur du kennst), kann er / sie deine Aufnahmen nicht sehen. In diesem Fall kannst du also auch einen internationalen Anbieter wählen und erhältst dort noch wesentlich mehr kostenlosen Speicherplatz. Zum Beispiel bei MEGA:
- Serverstandorte international, Geschäftssitz in Neuseeland und Spanien
- Aber vollständige Ende-zu-Ende Verschlüsselung
- 20 GB Gratis-Speicherplatz
- Sehr günstige Upgrade-Preise bei mehr benötigtem Speicher
Fragen & Feedback
Du bist nicht sicher, welche der aufgezählten Optionen am besten für dich passt? Melde dich einfach kurz bei uns und wir geben dir gerne eine individuelle Empfehlung.
Du kennst weitere gute Anbieter oder hast anderes Feedback? Dann freuen wir uns ebenfalls über eine Nachricht von dir!
